كتاب العمل الجماعى
العمل الجماعى .. فريق عمل ناجح ومستمر
ادارة اﻹجتماعات
إن اﻹجتماعات يمكن أن تكون نقمة تكلف المؤسسة الكثير من المال ، أو أن تكون نعمة وأداة لتحقيق النجاح
كيف تعرف إذا كان اﻹجتماع ضرورى أم ﻻ ؟
قبل أى اجتماع تحدده أسأل نفسك ما يلى
هل هذا اﻹجتماع ضرورى حقاً ؟
ما الهدف منه ؟
هل ممكن كتابة مذكرة أو اتصال تليفونى بدلاً منه ؟
هل ممكن تحقيق ذلك بإجتماع فردى ؟
إذا كان اﻹجتماع ضرورى فعلاً فعليك باﻷسئلة اﻵتية
على من ينبغى حضور اﻹجتماع ؟
هل احتاج فعلاً لكل هؤﻻء فى اﻹجتماع ؟
هل يجب على حضور اﻹجتماع ؟ أم من الممكن تفويض شخص آخر ؟
لو اﻹجتماع مهم حضورك أسأل نفسك
هل يجب البقاء للنهاية ؟
كم من الوقت سيحتاج اﻹجتماع ؟
كم سيكلف اﻹجتماع من وقت ومال للمؤسسة ؟ وكيف سيؤثر ذلك على اﻹنتاج ؟
لماذا تعقد اﻹجتماعات ! ؟
وضع خطة
صناعة قرار
طرح معلومات وأخبار
تصفية وحل المشكلات
التحفيز والتقدير والتدريب
لماذا تفشل اﻹجتماعات ؟
اغلبها ينتهى بالفشل ولتفادى ذلك عليك باﻵتى
اﻹعداد الجيد للإجتماع
حدد ما تريد من اﻹجتماع
ضع جدول أعمال ( السبب من انعقاد اﻹجتماع ، الوقت المحدد ، المهام الموكل بها كل شخص )
ﻻ تدعو شخصاً ليس معنياً للإجتماع
حاول التقليل من اﻹجتماعات
احكم سيطرتك على اﻹجتماع
ﻻ تجعل اﻹجتماع جلسة توبيخ وانتقاد
شجع المشاركة الفعالة .. اﻹجتماع الذى ﻻ يحتوى سوى على رأى واحد ، اجتماع ليس له قيمة
حدد المهام فى آخر اﻹجتماع ، قم بتوزيع اﻷدوار على الحاضرين
المتابعة .. اﻹجتماع الناجح هو الذى يخرج بتوجيهات ومهام فعالة ، ويضع آلية للمتابعة والمراقبة
تنبيهات هامة للحصول على إجتماع ناجح
عمل جدول أعمال جيد وتوزيعه مقدماً
تأكد من إستعداد الجميع للإجتماع
احضر قبل الموعد
اهتم بالتنظيم
ضع الخطوط العريضة للإجتماع
ﻻ تنسى وقت للراحة
قل رأيك بلا تردد أو خوف
اﻹصغاء الجيد
التحكم فى المشاعر
اﻹعتراف بالخطأ
الإلتزام بالقرارات النهائية
أدوات مميزة لتنشيط اﻹجتماع
قيم وراجع اﻹجتماع السابق
اﻹحتفاء والتكريم
قم بدعوة ضيف خارجى للتحدث فى اﻹجتماع ( مثلاً عميل يتحدث عن اﻹيجابيات ، لبث روح الثقة فى الفريق )
اعرض فيديوهات تدعم اﻹجتماع وتعطى بهجة
ليس شرطاً أن تدير الحوار دائماً ، من الممكن مشاركة أعضاء الفريق فى إدارة الحوار
نادهم بأسمائهم لزرع نوع من الحميمية
موعد اﻹجتماع
اجتماع اﻹفطار
اجتماع يومى لمدة 10 دقائق محفزاً حماسياً
اجتماع الغدا لمدة ساعة تقريباً
اجتماع بعد الظهر ومن الممكن تثبيت يوم لذلك
اﻹجتماع الطارئ
اجتماع العصف الذهنى فى أى وقت وأى مكان وعادة بيكون قصير لزرع الثقة بالنفس
اﻹجتماع الدورى (شهرياً) وتعلن فيه النتائج
اﻹجتماع الربع سنوى والنصف سنوى
اﻹجتماع السنوى له طابع تقليدى وعادة يجتمع فيه الجميع ويقام عادة فى أحد الفنادق ويجب الترتيب له من قبل ذلك واستعن بمنظم اجتماعات ، زود فى ميزانية اﻹجتماع 10% للطوارئ
اماكن اﻹجتماعات
مكتب المدير ( فيه مقاطعات كثيرة فهو غير مفضل )
قاعة خاصة بذلك .. وهو اﻷفضل
اجتماعات خارج نطاق العمل ، وهى تخرج العاملين من دائرة العمل الروتينى ولكنها مكلفة
***** تم بحمد الله *****
تعليقات
إرسال تعليق